Partiamo da un presupposto. C’è una grande differenza tra
conservazione sostitutiva e conservazione digitale. Una è brutta,
l’altra è bella. La prima serve per conservare in digitale un documento che
nasce in formato analogico, la seconda serve per conservare un documento che nasce
in formato elettronico. Ovviamente la seconda è quella bella!
Ultimamente
abbiamo avuto tante novità normative (e tutte davvero belle eh!) che hanno
agevolato i processi di conservazione e fatturazione elettronica. Ad esempio
:
·
Il DMEF del
17 Giugno 2014 circa le Modalita’ di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di
supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005.
·
Il DPCM del
13 Novembre 2014 circa le Regole tecniche in materia di formazione,
trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei
documenti informatici nonche’ di formazione e conservazione dei documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22,
23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione
digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Ecco perchè
la conservazione sostitutiva esisterà per un pò…
Abbiamo
dunque abbandonato i 15 giorni, abbiamo agevolato le modalità del
pagamento dei bolli sui documenti informatici, sappiamo ora che anche un WEB
FORM è un documento informatico e quindi anche un semplice record e sappiamo
che la conservazione dei documenti fiscali e contabili segue delle regole
semplici e precise. Insomma un bel passo in vanti no ?
E
invece non è così del tutto. O meglio ci siamo e si sono, dimenticati di un pezzo : ovvero quello
di cancellare definitivamente la conservazione sostitutiva dalla
faccia della terra, per parlare solo e finalmente di conservazione
digitale! Eh si, perchè in giro vedo che pochissimi si sono resi conto di
quello che sto per dirti o peggio, lo sanno ma hanno interpretato male la
normativa o fanno finta che il problema non esiste.
Allora il
punto è questo :
– come sai il
DMEF del 17 Giugno 2014 dice che un documento informatico, in questo caso la
fattura elettronica, per essere tale deve avere dei determinati requisiti, tra
cui ovviamente la firma digitale, come del resto è stato anche ribadito dalla
circolare 18/E dell’Agenzia delle Entrate del 24 Giugno 2014 che al punto 1.2
cita :
L’articolo 21, comma 3, quarto periodo,
del D.P.R. n. 633 del 1972, dispone che “Il soggetto passivo assicura
l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità
della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del
suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del
contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di
gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la
cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero
mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale
dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o
altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità
dei dati.” Il novellato articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972 pone,
dunque, espressamente in capo al soggetto passivo l’obbligo di assicurare
gli specifici requisiti di A. I. L. dal omento
della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.
Bene! Ovviamente quella Circolare dice tante
altre cose, ma soffermiamoci un attimo su quanto scritto sopra. Si
evince, ed è una cosa obiettiva, che una fattura elettronica deve essere
firmata digitalmente fin dalla sua emissione o deve avere gli altri requisiti
richiesti(tipo EDI, sistema di controllo di gestione, etc,anzi ti ricordo che
sono stato il primo a parlare della fattura elettronica senza firma come puoi leggere a questo articolo.).
Se lo faccio ottengo un documento informatico che conserverò con la
conservazione digitale. Ma se non firmassi o se non avessi gli altri requisiti,
dal momento della sua emissione e dopo voglio conservarla comunque in digitale
? Ed è qui che la cosa si fa seria : se io non firmo e la voglio conservare in
digitale, allora devo applicare un processo di conservazione sostitutiva e non
digitale. Perchè ? Perchè quella fattura che non firmo è un DOCUMENTO ANALOGICO NON INFORMATICO.
Capito l’inghippo ? Quindi
hai due possibilità :
1. Se firmi
(o applichi i requisiti di sopra) la fattura digitalmente fin dalla sua
emissione, allora non stampi e conservi in digitale (che bella cosa:) e
applichi l’art. 3 del DMEF del 17 Giugno 2014.
2. Se non
firmi la fattura fin dalla sua emissione, allora devi stampare perchè è un
documento analogico e per procedere alla conservazione devi seguire l’art. 4
del DMEF del 17 Giugno 2014
Ovviamente
anche la seconda soluzione prevede una firma digitale obbligatoria sulla
fattura, ma in questo caso quella firma che viene apposta in un momento
successivo all’emissione della fattura, serve per garantire il “passaggio da
analogico a digitale”.
Chiaro ora ?
Ah si
dimenticavo di dirti che una fattura, cartacea o
elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione,
trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. (5) Comma
così sostituito dall’art. 1, comma 325, lett. d), n. 1), L. 24
dicembre 2012, n. 228. La disposizione si applica alle operazioni
effettuate a partire dal 1° gennaio 2013, ai sensi dell’art. 1, comma
335, L. 24 dicembre 2012, n. 228.
Che il
digitale sia con te.Sempre.
fonte: 01net.it
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